Datenschutzerklärung der Kreisstadt Olpe

Die Kreisstadt Olpe unterliegt als öffentliche Stelle den Bestimmungen des Nordrhein-Westfälischen Datenschutzgesetztes und der EU-Datenschutzgrundverordnung. 

Für die Kreisstadt Olpe hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten schon immer hohe Priorität. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. 

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.

Im Zuge der Weiterentwicklung unserer Webseiten und der Implementierung neuer Technologien können Änderungen dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Daher empfehlen wir Ihnen sich diese Datenschutzerklärung ab und zu erneut durchzulesen.

Ergänzungen und zusätzliche Erklärungen werden im Folgenden gekennzeichnet.

Informationen zur elektronischen und rechtssicheren Kommunikation mit der Stadtverwaltung Olpe finden Sie auf dieser Homepage unter "Verwaltung & Politik - Rathaus - Kontakt & Öffnungszeiten".

10 - Antragsbearbeitung zum "Heimat-Preis" (PDF, 556 kB)

10 - Durchführung des Sitzungsdienstes Ratsinformationssystems (PDF, 334 kB)

10 - Durchführung von Wahlen und Abstimmungen (PDF, 363 kB)

10 - Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß der Coronaschutzverordnung (CoronaSchVO) (PDF, 385 kB)

10 - Führung der Wählerverzeichnisse (PDF, 347 kB)

10 - Interne Kommunikation (PDF, 281 kB)

10 - Personal Ausbildung (PDF, 324 kB)

10 - Personal betriebliche Altersvorsorge (PDF, 302 kB)

10 - Personal Entgeltumwandlung (PDF, 305 kB)

10 - Personal Leistungsorientierte Bezahlung (PDF, 324 kB)

10 - Personal Pensionärsbetreuung (PDF, 295 kB)

10 - Personal Zeiterfassung (PDF, 320 kB)

10 - Personalverwaltung Personalakten (PDF, 315 kB)

10 - Zahlung von Entgelt und Besoldung (PDF, 328 kB)

20 - Abgaben (PDF, 788 kB, Grundbesitzabgaben, Gewebesteuer, Hundesteuer, Vergnügungssteuer, etc.)

30 - Angelegenheiten des Gewerberechts (PDF, 331 kB)

30 - Ausstellung von Dauerparkausweisen (PDF, 268 kB)

30 - Bearbeitung von Auszügen aus dem Gewerbezentralregister (PDF, 257 kB)

30 - Beurkundung von Personenstandsdaten Geburten Eheschließung Sterbefall (PDF, 279 kB)

30 - Eingriffsverwaltung Ordnungswidrigkeiten (PDF, 287 kB)

30 - Erfassung und Überwachung von Ordnungswidrigkeiten im ruhenden Verkehr (PDF, 288 kB)

30 - Fischereischeine (PDF, 264 kB)

30 - Führen des Melderegisters (PDF, 481 kB)

30 - Führungszeugnisse (PDF, 253 kB)

30 - Fundsachen Fundbüro (PDF, 278 kB)

30 - Hundehaltung (PDF, 266 kB)

30 - Obdachlosenwesen (PDF, 268 kB)

30 - Parkerleichterungen für Schwerbehinderte (PDF, 260 kB)

30 - Pass- und Ausweisangelegenheiten (PDF, 306 kB)

30 - Unterbringungen Einweisungen gemäß PsychKG (PDF, 273 kB)

30 - Vereinnahmung und Abrechnung von Gebühren im Bürgerbüro der Stadt Olpe (PDF, 280 kB)

40 - allgemeine Schulangelegenheiten (PDF, 327 kB)

40 - Angelegenheiten der sozialen Hilfe (PDF, 319 kB)

40 - Anlage zum Datenschutz - OZG für Wohngeld (PDF, 557 kB)

40 - Antragserstellung und Beratung in Rentenangelegenheiten (PDF, 279 kB)

40 - Auskünfte und beglaubigte Kopien des Archivs (PDF, 302 kB)

40 - Ausleihe in der Stadtbücherei (PDF, 322 kB)

40 - Belegungspläne für Sporteinrichtungen (PDF, 311 kB)

40 - Wahrnehmung aller Aufgaben im Rahmen des SGB XII (PDF, 300 kB)

40 - Wahrnehmung aller Aufgaben nach dem Asybewerberleistungsgesetz (PDF, 304 kB)

40 - Wahrnehmung aller Aufgaben nach dem Wohnungsbindungsgesetz (PDF, 290 kB)

40 - Wohngeldangelegenheiten (PDF, 315 kB)

44 - Verwaltung der Musikschüler und Erziehungsberechtigten (PDF, 300 kB)

60 - Abwicklung des kommunalen Förderprogramm zur Förderung von Photovoltaikanlagen, Energiespeichern und Dachbegrünung (PDF, 305 kB)

60 - allgemeine Bauordnungsangelegenheiten (PDF, 321 kB, allg. Bauordnungsangelegenheiten)

60 - Anfragen für Planungsrechtliche Auskünfte (PDF, 297 kB, Beantwortung von Anfragen für Planungsrechtliche Auskünfte)

60 - Baugenehmigungsverfahren (PDF, 321 kB, Durchführung von Baugenehmigungsverfahren)

60 - Beteiligung im Planungsverfahren (PDF, 295 kB, Bearbeitung von Beteiligung im Planungsverfahren)

60 - Denkmalpflege und Denkmalschutz (PDF, 331 kB, Bearbeitung von Angelegenheiten der Denkmalpflege und des Denkmalschutzes)

60 - Interessenlisten für Baugebiete (PDF, 298 kB, Führung einer Interessenlisten für Baugebiete)

60 - Negativzeugnissen Vorkaufsrechten (PDF, 291 kB, Erteilung von Negativzeugnissen / Bearbeitung von Vorkaufsrechten / Erteilung von Teilungsgenehmigungen)

60 - Teilnehmerlisten für Veranstaltungen des Planungsamtes (PDF, 306 kB, Führung von Teilnehmerlisten für projektbezogene Veranstaltungen des Planungsamtes)

Zur Verbesserung unserer Erreichbarkeit und Servicequalität setzen wir einen telefonischen Voicebot ein. Dieses Sprachdialogsystem beantwortet ausschließlich Fragen zur Abfallentsorgung in der Kreisstadt Olpe, zum Beispiel zu Abfuhrterminen, Servicetouren, Nachfahraufträgen oder Sperrmüll. Die Nutzung ist freiwillig.

Verantwortliche Stelle

Kreisstadt Olpe, Franziskanerstraße 6, 57462 Olpe, Telefon 02761 83-0, E-Mail: datenschutz@olpe.de. 

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?
Damit der Voicebot Ihr Anliegen verstehen und weiterleiten kann, werden Ihre gesprochenen Angaben technisch in Text umgewandelt (Transkript). Zusätzlich fallen technische Verbindungsdaten an (Datum und Uhrzeit des Anrufs, Ihre Rufnummer, Gesprächsdauer, notwendige Systemprotokolle). Je nach Anliegen benötigen wir vorgangsbezogene Angaben, z. B. Name und Anschrift, eine Rückrufnummer, Angaben zur Tonne (Fraktion/Größe) oder eine E-Mail-Adresse für die Bestätigungsmail. Am Ende eines Vorgangs erhalten Sie den Hinweis: „Ihre Angaben wurden der Abfallberatung der Kreisstadt Olpe übermittelt.“ Das Ticket wird per E-Mail an abfallentsorgung@olpe.de weitergegeben.
Eine Profilbildung findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des telefonischen Voicebots zur Abfallentsorgung erfolgt zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW. Es findet keine Audioaufzeichnung statt.

Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb der Verwaltung erhalten ausschließlich die zuständigen Fachbereiche (insbesondere die Abfallberatung) Zugriff. Für Betrieb, Sprachverarbeitung und Telefonie setzen wir weisungsgebundene IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein: Bots4You GmbH, Kölner Straße 46, 57555 Mudersbach (technischer Betrieb des Voicebots).Bots4You kann hierfür Unterauftragsverarbeiter (z. B. für Telefonie, Sprachverarbeitung oder Hosting) einsetzen; alle beteiligten Dienstleister sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO gebunden und handeln streng weisungsgebunden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/des EWR; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Der Schutz Ihrer Daten ist durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) sowie entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gewährleistet. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

• Transkript- und System-Logdaten (IT-Sicherheit/Störungsanalyse): werden maximal 3 Monate vorgehalten.
• Vorgangsdaten: speichern wir nur, solange es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist; im Übrigen gelten der Aktenplan und gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar) sowie das Recht, Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO einzulegen. Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (www.ldi.nrw.de). Weitere Hinweise finden Sie in unserer ausführlichen Datenschutzerklärung.

Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung oder ähnlicher erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Zur Verbesserung unserer Servicequalität und Nutzererfahrung setzen wir interaktive KI-Agenten/Avatare auf unserer Internetseite ein. Diese Sprachdialog- und Textsysteme beantworten Ihre Anfragen und unterstützen bei Self-Service-Prozessen. Die Nutzung ist freiwillig. 

Verantwortliche Stelle 

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist: 

Kreisstadt Olpe, Franziskanerstraße 6, 57462 Olpe, Telefon 02761 83-0, E-Mail: datenschutz@olpe.de.  

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck? 

Damit der KI-Agent Ihr Anliegen verstehen und bearbeiten kann, werden Ihre Angaben verarbeitet. 

• Verbindungsdaten: Datum und Uhrzeit der Nutzung, die verwendete Geräte- oder System-ID, Dauer der Interaktion sowie notwendige Systemprotokolle (Logdaten). 
• Transkriptionsdaten: Der reine Textinhalt Ihrer Eingaben zur Verarbeitung und zur Systemoptimierung. 
• Vorgangsbezogene Angaben: Da unsere KI-Agenten ausschließlich Informationen aus der internen Wissensdatenbank („Knowledge Base“) der Kreisstadt Olpe abrufen und keine Vorgänge (z. B. Terminbuchungen oder Ticket-Erstellungen) auslösen, werden keine vorgangsbezogenen personenbezogenen Daten (wie Name, E-Mail-Adresse oder Anschrift) erfasst. 
• Keine Audioaufzeichnung: Es findet keine Audioaufzeichnung Ihrer gesprochenen Sprache statt, lediglich das Transkript wird zur Verarbeitung genutzt. 
• Keine Profilbildung: Eine Profilbildung oder die Erstellung eines Nutzungsprofils findet nicht statt. 

Zweck: Die Verarbeitung dient der Ermöglichung der Interaktion, der Beantwortung Ihrer Anfragen auf Basis KI-generierter Antworten, der technischen Sicherstellung des Dienstes sowie der Qualitätskontrolle und Systemoptimierung. 

Rechtsgrundlagen 

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung oder zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse (sofern im Auftrag unserer Büger:innen eingesetzt) bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Sicherstellung des Betriebs und der Verbesserung des Dienstes, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und/oder f DSGVO. 

Wie lange speichern wir Ihre Daten? 

• System-Logdaten (Verbindungsdaten): (einschließlich Ihrer Rufnummer und IP-Adresse) werden maximal 3 Monate zur IT-Sicherheit und Störungsanalyse vorgehalten. 
• Transkriptionsdaten (Chat-Inhalte): Transkriptionsdaten, die nicht Teil eines Vorgangs sind, werden nach Entfernung aller direkten Identifikatoren (Pseudonymisierung) zur Qualitätskontrolle und Systemoptimierung maximal 12 Monate gespeichert. Eine frühere Löschung erfolgt gemäß der Weisung des jeweiligen Verantwortlichen (unserer Bürger:innen). 

Wer erhält Ihre Daten? 

• Interne Stellen: Innerhalb unserer Verwaltung erhalten ausschließlich die zuständigen Fachbereiche Zugriff auf Ihre Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. 
• Externe Empfänger: Für den technischen Betrieb und die Verarbeitung im Auftrag der Kreisstadt Olpe setzt diese den Dienstleister Humanizing Technologies GmbH, In der Trift 1, 57462 Olpe sowie sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Anbieter) ein. Diese sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich auf Weisung der Kreisstadt Olpe zu verarbeiten. 
• Auftragsverarbeiter: Für Betrieb, Sprachverarbeitung, Hosting und Telefonie setzen wir weisungsgebundene IT-Dienstleister ein. Diese Dienstleister sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO gebunden und handeln streng weisungsgebunden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/des EWR; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. 

Ihre Rechte 

• Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar) sowie das Recht, Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO einzulegen. Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (www.ldi.nrw.de). Weitere Hinweise finden Sie in unserer ausführlichen Datenschutzerklärung. 

Automatisierte Entscheidungen 

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung oder ähnlicher erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.