Zur Verbesserung unserer Erreichbarkeit und Servicequalität setzen wir einen telefonischen Voicebot ein. Dieses Sprachdialogsystem beantwortet ausschließlich Fragen zur Abfallentsorgung in der Kreisstadt Olpe, zum Beispiel zu Abfuhrterminen, Servicetouren, Nachfahraufträgen oder Sperrmüll. Die Nutzung ist freiwillig.

Verantwortliche Stelle

Kreisstadt Olpe, Franziskanerstraße 6, 57462 Olpe, Telefon 02761 83-0, E-Mail: datenschutz@olpe.de. 

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?
Damit der Voicebot Ihr Anliegen verstehen und weiterleiten kann, werden Ihre gesprochenen Angaben technisch in Text umgewandelt (Transkript). Zusätzlich fallen technische Verbindungsdaten an (Datum und Uhrzeit des Anrufs, Ihre Rufnummer, Gesprächsdauer, notwendige Systemprotokolle). Je nach Anliegen benötigen wir vorgangsbezogene Angaben, z. B. Name und Anschrift, eine Rückrufnummer, Angaben zur Tonne (Fraktion/Größe) oder eine E-Mail-Adresse für die Bestätigungsmail. Am Ende eines Vorgangs erhalten Sie den Hinweis: „Ihre Angaben wurden der Abfallberatung der Kreisstadt Olpe übermittelt.“ Das Ticket wird per E-Mail an abfallentsorgung@olpe.de weitergegeben.
Eine Profilbildung findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des telefonischen Voicebots zur Abfallentsorgung erfolgt zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW. Es findet keine Audioaufzeichnung statt.

Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb der Verwaltung erhalten ausschließlich die zuständigen Fachbereiche (insbesondere die Abfallberatung) Zugriff. Für Betrieb, Sprachverarbeitung und Telefonie setzen wir weisungsgebundene IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein: Bots4You GmbH, Kölner Straße 46, 57555 Mudersbach (technischer Betrieb des Voicebots).Bots4You kann hierfür Unterauftragsverarbeiter (z. B. für Telefonie, Sprachverarbeitung oder Hosting) einsetzen; alle beteiligten Dienstleister sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO gebunden und handeln streng weisungsgebunden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/des EWR; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Der Schutz Ihrer Daten ist durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) sowie entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gewährleistet. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

• Transkript- und System-Logdaten (IT-Sicherheit/Störungsanalyse): werden maximal 3 Monate vorgehalten.
• Vorgangsdaten: speichern wir nur, solange es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist; im Übrigen gelten der Aktenplan und gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar) sowie das Recht, Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO einzulegen. Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (www.ldi.nrw.de). Weitere Hinweise finden Sie in unserer ausführlichen Datenschutzerklärung.

Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung oder ähnlicher erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.